Создание документа
Для перехода на форму создания ЛНА нажмите "Создать документ".
Выберите и прикрепите подписанный документ в формате pdf, который не будет превышать допустимый размер – 5 Мб.
Скачивание документа
Установите возможность скачивания ЛНА со стороны сотрудников:
- Запрещено - при переходе к просмотру ЛНА, сотруднику будет недоступно его скачивание
- Разрешено - при переходе к просмотру ЛНА, сотруднику будет доступно скачивание, печать и отправка ЛНА на email
Сфера действия
При помощи выпадающего списка выберите сферу действия, на которую будет распространяться отправка загружаемого документа:
- Вся компания – лист ознакомления направляется всем действующим сотрудникам компании
- По подразделению – лист ознакомления направляется сотрудникам на основании выбранного подразделения
- По должности – лист ознакомления будет направлен всем сотрудникам организации с выбранной должностью (не зависимо от подразделения)
- По позиции штатного расписания – лист ознакомления направляется сотрудникам на основании выбранной позиции штатного расписания
- По сотруднику – лист ознакомления с ЛНА будет направлен конкретным сотрудникам
- По графику работы – лист ознакомления направляется всем сотрудникам с выбранным графиком работы
При выборе сферы действия По подразделению / По должности / По сотруднику / По позиции штатного расписания / По графику работы - вы можете добавить любое количество полей, нажав "+".
Подразделение / Должность / Сотрудник / Позиция штатного расписнаия / График работы могут быть добавлены в список единожды.
Напоминания
Установите периодичность напоминаний, которые будут направляться сотрудникам в виде комментария внутри листа ознакомления, а также письмом от EasyDocs.
Дата начала действия ЛНА
"Дата начала действия" является обязательной для заполнения и автоматически определяется текущей датой, которую при необходимости Вы можете изменить.
- Если дата начала действия установлена ранее текущей даты, то вы можете выбрать, будет ли ЛНА направлен на ознакомление всем действующим сотрудникам или только тем, кто будет принят на должность текущей или более поздней датой.
- Если дата начала действия установлена равной или позднее текущей даты, то документ будет сразу отправлен на согласование всем сотрудникам, которые попадают в сферу действия ЛНА.
Дата окончания действия ЛНА
"Дата окончания действия" не является обязательной для заполнения.
- Если дата окончания не установлена, документ будет считаться принятым на неопределенный срок
- Если Вы укажете дату окончания действия, то с указанной даты документ перестанет отправляться на ознакомление сотрудникам, которые будут попадать в сферу действия этого документа в результате приема на работу или переводов после указанной даты.
Вы сможете указать дату окончания в любой момент в параметрах документа.
Завершение создания ЛНА
При нажатии кнопки "Создать" отороется форма подтверждения создания ЛНА и отправки листов ознакомления сотрудникам. На форме автоматически отобразится список всех сотрудников, попадающих под сферу действия ЛНА.
При необходимости вы можете отключить отправку листа ознакомления конкретным сотрудникам - для этого достаточно сдвинуть ползунок влево.
Чтобы завершить создание ЛНА и направить листы ознакомления сотрудникам, нажмите кнопку "Отправить"
Обратите внимание: лист ознакомления будет отправлен только тем пользователям, которые одновременно являются действующими сотрудниками организации и имеют активную лицензию.