Настройки расширения

Настройки расширения EasyDocs для 1С: ЗУП

Основные настройки

В разделе «Настройки» / «Основные настройки» необходимо заполнить следующие данные:

  1. Передача документов "В работу" - определяет правило, по которому подписанные документы будут отображаться у пользователя в папке "В работу"
  2. Рабочий e-mail – адрес электронной почты, который будет выгружаться в EasyDocs по сотрудникам и использоваться для отправки уведомлений
  3. Рабочий телефон – номер телефона, который будет выгружаться в EasyDocs по сотрудникам и использоваться при формировании документов
  4. Дополнительный руководитель – определяет дополнительный реквизит, который содержит сведения о дополнительном руководителе сотрудника
  5. Дата согласия о переходе на КЭДО – определяет дополнительный реквизит, в котором содержится информация о дате согласия сотрудника о переходе на КЭДО. При синхронизации оргструктуры и базы сотрудников из 1С в EasyDocs выгружаются данные о сотрудниках с даты их согласия о переходе на КЭДО.

Организации

Для сопоставления юридических лиц 1С и EasyDocs необходимо перейти в раздел «Настройки» / «Организация». При помощи выпадающего списка выбрать юридическое лицо, по которому необходимо настроить сопоставление (список будет содержать все юридические лица базы 1С).

image.png

В списке «Организация EasyDocs» (для выбора будут доступны только те юридические лица, в которых у авторизованного пользователя есть роль должностного лица) выберите соответствующее «Организации 1С» юридическое лицо.

image.png

Добавить настроенное сопоставление и сохраните изменения.

image.png

Настройка отпусков

В разделе расширения EasyDocs для 1С: ЗУП «Настройки» / «Настройка отпусков» производится настройка отправки уведомлений об отпуске в личный кабинет сотрудника и руководителя.

image.png

Уведомления об отпуске
Позволяет подключить или отключить автоматическую рассылку сотрудникам уведомлений об отпуске. Отправка уведомлений об отпуске производится на основании данных графика отпусков, поэтому важно поддерживать его в актуальном состоянии.

Тип документа
Необходимо выбрать соответствующий для уведомления об отпуске тип кадрового документа в соответствии с Приказом Минтруда №578-н. По умолчанию установлен тип «02.024 Извещение о времени начала отпуска».

Маршрут уведомления
Выберите маршрут, по которому Вы хотите направлять сотруднику уведомления об отпуске:


Рекомендуем использовать маршрут "Уведомление об отпуске с переносом", т.к. он позволяет сотруднику выбрать, подтвердить отпуск по графику или перенести отпуск. Кадровый специалист при этом получит себе в работу либо подписанное уведомление об отпуске и сможет автоматически сформировать документ "Отпуск", либо согласованное заявление о переносе отпуска и сможет автоматически внести изменения в график отпусков.

Отправитель уведомления
Указывается имя представителя организации, от имени которого будет отправляться сотрудникам уведомление об отпуске.

Удобно устанавливать в качестве отправителя кадрового специалиста, которые отвечает за работу с отпусками. Если используется маршрут "Уведомление об отпуске с переносом" или "Уведомление об отпуске с ознакомлением", то когда работник ознакомится с отпуском, уведомление вернется во входящие документы кадрового специалиста и на его основании можно будет автоматически создать документ "Отпуск".

Если кадровых специалистов, которые работают с отпусками, несколько, то в качестве отправителя можно поставить руководителя, который может делегировать доступ к своим документам всем кадровым специалистам, чтобы все могли контролировать ознакомление работников с отпуском по графику. Также можно создать групповую роль, например, "Отдел кадров". Тогда уведомления об отпуске будут отправляться из этой роли и все кадровые специалисты смогут обрабатывать документы этой роли.

График отпусков
Определяет, требуется ли выгружать график отпусков.
Если установлено значение "Выгружать", то из 1С в EasyDocs будут выгружаться графика отпусков всех сотрудников и это позволит работникам и руководителям просматривать график отпусков на календаре.

Упреждение
Это поле отвечает за какое количество дней до отпуска сотруднику будет отправлено автоматическое уведомление.

Отправка уведомлений об отпуске
По ссылке можно перейти к отчету об отправке уведомлений об отпуске.

Регламентное задание
По ссылке можно перейти к регламентному заданию, которое осуществляет отправку уведомлений об отпуске и выгрузку графика отпусков. Для доступа к регламентному заданию требуются права администратора 1С. Подробнее про настройку регламентного задания описано в разделе руководства "Настройки администратора".

Время последнего выполнения
Показывает время последнего выполнения регламентного задания

Статус
Показывает статус последнего выполнения регламентного задания

Расписание
Показывает расписание, по которому выполняется регламентное задание

Настройки подписания

В расширении для 1С реализована возможность отправки автоматических напоминаний, а также установка ограничений для сотрудников по сроку подписания документов.

Для настройки правил перейдите в раздел расширения «Настройки» / «Настройки подписания».

Всего в разделе доступно два вида правил, которые могут работать вместе:
  • Общее правило для всех документов
  • Исключения для печатных форм
Общее правило для всех документов
Общее правило состоит из двух полей, которые не являются обязательными, т.е. можно заполнить одно из двух.

1. Периодичность напоминаний
Сотруднику будет отправляться напоминание по каждому документу, который не был подписан.
Существует три вида периодичности напоминаний:

  • Ежедневно в 10:00
  • Два раза в день в 10:00 и 16:00
  • Не отправлять
2. Ограничение подписания
При помощи этого поля Вы можете установить ограничение для сотрудников по подписанию документов.

  • Текущий рабочий день
  • Следующий рабочий день
  • 3 рабочих дня
  • 5 рабочих дней
Концом рабочего дня считается 23:00 по Московскому времени.

Если не было выполнено подписание в установленный Вами срок, то документ будет отозван у сотрудника и вернется к Вам для ознакомления.

Исключения для печатных форм
С помощью этого правила Вы сможете настроить отправку напоминаний и установить ограничение по подписанию документов индивидуально для определенной печатной формы.

Маршруты документов

В расширении EasyDocs для 1С: ЗУП в разделе «Настройки» / «Маршруты документов» Вы можете просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить для них соответствующий маршрут и тип документа.
При нажатии на многоточие отобразится полный список документов 1С. Для того чтобы перейти к настройке маршрутов печатных форм необходимо выбрать интересующий Вас тип документа.
Маршрут

К каждой печатной форме, которую Вы планируете использовать в электронном документообороте необходимо выбрать один из доступных маршрутов:

  • Односторонний входящий без ознакомления - вы отправляете, контрагент подписывает, документ уходит в архив
  • Односторонний входящий с ознакомлением - вы отправляете, контрагент подписывает, вы ознакамливаетесь
  • Внутренний граф с выбором подписанта - вы создаете, подписант подписывает и документ уходит в архив
  • Двусторонний исходящий с подписантом - сначала подписывает выбранный подписант, затем контрагент
  • Двусторонний входящий с подписантом - сначала подписывает контрагент, затем выбранный подписант
  • Односторонний исходящий с подписантом - вы подписываете, контрагент ознакамливается

Множественное подписание

В ячейке "Множественное подписание" необходимо выбрать значение "Применяется" или "Не применяется".

  • Если выбрать "Не применяется", то при подписании печатных форм каждый сотрудник будет подписывать свою индивидуальную копию документа.
  • Если выбрать "Применяется", то документ подписывается в одном экземпляре одновременно всеми участниками документооборота.

image.png

Множественное подписание применимо со следующими типами маршрутов:

image.png

Тип документа
По умолчанию всем печатным формам, по которым ранее уже были настроены маршруты присваивается тип кадрового документа «12.999 – Иные документы».

Исключения, которым были назначены иные типы:


Двойным кликом на поле «Тип документа» Вы откроете форму с перечнем всех типов документов, где при необходимости сможете внести изменения в уже установленные значения.

image.png

Руководители

Для использования функции согласования документов. в EasyDocs требуется настроить оргструктуру в 1С: ЗУП. EasyDocs позволяет согласовывать документы с прямым административным или функциональным руководителем, а также с любым другим сотрудником организации. При этом, чтобы обеспечить автоматический выбор административного и функционального руководителя EasyDocs использует оргструктуру 1С: ЗУП.

Руководители

Основное подразделение

Основное подразделение – обязательное поле при настройке руководителей. Без его заполнения выгрузка таблицы руководителей будет невозможна.

Руководителям (единоличный исполнительный орган юридического лица или индивидуальный предприниматель) основного подразделения предоставляются:

image.png

Доступные варианты выбора:

1. Управляющая организация

Выбирается, если руководитель (ЕИО) не трудоустроен в данной организации. Например, когда функции ЕИО выполняет руководитель другого ЮЛ.

При выборе этого значения руководитель организации не определяется по таблице руководителей. Его права определяются через регистрацию / вход в личный кабинет при помощи токена ФНС, либо при обращении в техническую поддержку.

image.png

Важно:

image.png

2. Одно из подразделений первого уровня

По выбранному подразделению будет автоматически определяться руководитель организации. Обычно выбирается то подразделение, где принят Генеральный директор (например, «Администрация»).

image.png

Важно:

image.png

Руководители

Административные руководители

Для назначения административного руководителя необходимо напротив каждого подразделения дважды кликнуть (левой кнопкой мышки) в поле столбца «Должность» и выбрать нужную должность из выпадающего списка.

В полях столбца «Должность» указывается именно должность, поскольку роль согласующего закрепляется за должностью, а не конкретным физическим лицом.

image.png

Для отображения полного списка подразделений с их подчиненностью нажмите на первую кнопку слева от «Отправить в EasyDocs».

image.png

После выбора должности в поле столбца «Руководитель» автоматически отобразится ФИО сотрудника, который в данный момент занимает эту должность.

image.png

Возможные ошибки при заполнении таблицы руководителей

1. Принятый на должность руководитель не зарегистрирован в EasyDocs

image.png

2. Выбранную должность занимают более одного сотрудника

image.png

3. Выбранная должность вакантна (на ней нет принятого сотрудника)

image.png

4. К подразделению не заполнена должность 

image.png

Руководители

Функциональные руководители

Если в вашей организации применяется матричная структура, и у сотрудников помимо административного есть функциональный руководитель, EasyDocs позволяет настроить автоматическое согласование с ними.

Для этого потребуется напротив подразделения дважды кликнуть (левой кнопкой мышки) в поле столбца «Функциональный руководитель», выбрать физическое лицо из списка.

image.png

После заполнения функционального руководителя необходимо нажать «Отправить в EasyDocs» для выгрузки изменений таблицы руководителей.

image.png

Роль руководителя у выбранного физического лица:



Руководители

Дополнительные руководители

Дополнительный руководитель – это руководитель определенного сотрудника вне административной или функциональной системы подчиненности. Такая система подчиненности может встречаться в ситуациях, когда структура рабочих групп не совпадает с формальной организационной структурой.

Пример из ИТ-сферы

В компаниях, занимающихся заказной разработкой, разработчики объединяются в проектные команды, которые возглавляют тим-лиды. При завершении проектов состав команд меняется. Эти изменения нецелесообразно сопровождать формальными кадровыми переводами, поэтому, все разработчики могут быть оформлены в одном большом отделе разработки, в котором:

Определение дополнительного руководителя производится с помощью дополнительного реквизита.

Создание дополнительного реквизита

Для того чтобы раздел «Дополнительные реквизиты» стал активным потребуется выполнить следующие действия:

1. В разделе «Администрирование» / «Общие настройки», установите галочку на поле «Дополнительные реквизиты и сведения».

2. В открытом списке выберите объект «Сотрудники»

image.png

3. В правой форме кликните правой кнопкой мыши, выберите «Добавить» / «Новый».

image.png

4. Заполните обязательные поля реквизита:

5. Для сохранения и выхода из формы создания нажмите «Записать и закрыть»

image.png

Добавление дополнительного руководителя в карточку сотрудника

Перейдите в карточку сотрудника 1С и в поле «Дополнительный руководитель» выберите сотрудника вашей организации, который выполняет роль дополнительного руководителя для данного сотрудника.
Для сохранения и выхода из личной карточки нажмите «Записать и закрыть».

image.png

Завершение настройки внутри расширения EasyDocs

После назначения дополнительных руководителей необходимо:

image.png

Выгрузка дополнительных руководителей в EasyDocs

Данные о дополнительных руководителях обновляются автоматически по расписанию регламентного задания «Обмен данными».

Для более быстрого обновления вы можете перейти в раздел «Настройки» / «Руководители», нажать «Отправить в EasyDocs».

image.png

Руководители

Выгрузка оргструктуры

Первая выгрузка оргструктуры

Первую выгрузку оргструктуры можно выполнить после того, как выбрано основное подразделение и заполнен его административный руководитель. Для этого необходимо нажать на кнопку "Отправить в EasyDocs".

image.png

При успешной отправке появится сообщение «Отправка завершена»

image.png
При появлении ошибок появится соответствующее уведомление. Подробную информацию об ошибке можно посмотреть в Журнале регистрации 1С.

Автоматическая выгрузка оргструктуры

После того, как была произведена первая выгрузка таблицы с руководителями, оргструктура начинает обновляться автоматически. Система отслеживает изменение кадрового состояния руководителей и изменение штатного расписания и производит автомачискую выгрузку данных в EasyDocs. При следующих событиях оргструктура будет изменяться автоматически:

Ручная выгрузка оргструктуры

Часть изменений, которые влияют на изменение оргструктуры, не могут быть обработаны автоматически и это требует ручной обработки. К событиям, которые требуют ручной обработки, относятся следующие:

Для ручной выгрузки необходимо выполнить две последовательных выгрузки:

  1. Первая выгрузка - для автоматического обновления данных руководителей (в таблицу подтянуться актуальные ФИО)
  2. Вторая выгрузка (повторное нажатие «Отправить в EasyDocs») - для отправки исправленных данных

image.png

Документы списком

В разделе «Настройки» / «Документы списком» Вы можете установить разделение для печатных форм, которые содержат несколько документов в отношении разных сотрудников (например, «Приказы на каждого сотрудника в отдельности (Т-11)»).
При нажатии на многоточие поля "Печатная форма" отобразятся все типы документов списком, по которым Вы ранее настроили маршрут в разделе "Маршруты документов". Для перехода к списку печатных форм потребуется выбрать тип документа, к которому они относятся.
Выберите необходимую печатную форму из списка «ОК» и завершите добавление правила нажав кнопку «Добавить».
При отправке печатных форм, которые были добавлены в данный список, каждому сотруднику будет направлена индивидуальная печатная форма.
Дополнительные печатные формы

Вы также можете разработать свои печатные формы для документов списком.

Например, документ 1С "Кадровый перевод списком" имеет только приказ по форме Т-5а "Приказ о переводе", который содержит в таблице на одном листе весь список сотрудников, которые включены в документ о переводе. Форма приказа предполагает, что каждый сотрудник ставит в строке напротив своей фамилии собственноручную подпись. Очевидно, что такая форма приказа не отвечает современным требованиям законодательства о защите персональных данных, поскольку каждый сотрудник может увидеть данные о других сотрудниках, а также не соответствует требованиям электронного документооборота, которые предполагают, что каждый сотрудник подписывает приказ, относящийся индивидуально к нему.
Данная задача может быть решена следующим образом:

  1. Вы разрабатываете дополнительную печатную форму и называете ее, например "Приказ о переводе на каждого сотрудника в отдельности (Т-5)"
  2. Вы добавляете эту печатную форму в настройках расширения EasyDocs в разделе "Документы списком"
  3. Требования к печатной форме:
  • Она должна быть привязана к документу 1С
  • Печатные формы со множеством сотрудников могут быть разделены двумя способами:
ㅤㅤ1. Постранично - каждому сотруднику по странице в порядке их присутствия в документе
ㅤㅤ2. По областям - области должны называться "Документ_1", "Документ_2", ... "Документ_n", "Документ_(n+1)". В случае, если не найдена область "Документ_1", будет применено постраничное разделение. В случае деления по областям количество сотрудников должно совпадать с количеством областей

После этого Вы сможете создавать документы "Кадровый перевод списком" и отправлять индивидуальные приказы на подпись каждому сотруднику.

Если печатная форма не соответствует установленным требованиям, попытка отправки печатных форм завершится с ошибкой.

image.png

Сопоставление шаблонов

Раздел «Сопоставление шаблонов» позволяет настроить синхронизацию документов 1С с шаблонами EasyDocs. С помощью этого функционала кадровый специалист из папки «В работу» сможет приступить к созданию документа 1С, в котором автоматически будут заполнены поля, соответствующие реквизитам шаблона EasyDocs.

image.png

Документ EasyDocs, а также его вложения будут прикреплены «Под скрепку» создаваемого документа 1С.

Добавление и настройка сопоставлений
Для добавления сопоставлений Вам необходимо:

image.png

Поле «Дополнительная обработка» необязательно для заполнения, но Вы можете добавить свою внешнюю обработку по заполнению реквизитов. Для этого потребуется:

image.png


// Процедура заполнения реквизитов документа
// ДокументОбъект - Объект заполняемого документа
// МетаданныеДокумента - Данные полученные из сервиса EasyDocs
Процедура ЗаполнениеДокумента (ДокументОбъект,МетаданныеДокумента) Экспорт

//Ваш код заполнения документа

КонецПроцедуры

image.png

Если Вы хотите удалить одно из сопоставлений, то потребуется нажать на него правой кнопкой мыши.

image.png

Сопоставление реквизитов
Для того чтобы поля документа 1С заполнялись данными шаблона EasyDocs, необходимо сопоставить реквизиты. Кнопка «Добавить реквизит 1С» доступна как для системных шаблонов EasyDocs, так и для шаблонов, созданных внутри Вашей компании. На форме подбора будут отображены все реквизиты, относящиеся к документу 1С.

image.png

Выберите реквизит, к которому необходимо установить сопоставление и закройте форму нажав «ОК».

image.png

Нажав на многоточие поля «Реквизит шаблона EasyDocs» Вам потребуется выбрать реквизит EasyDocs, соответствующий добавленному реквизиту документа 1С.

image.png

Также на этой форме есть два вида системных шаблонов EasyDocs, которые используются для автоматической подстановки данных о создателе документа:

Поле «Значение по умолчанию» является необязательным для заполнения. Вы можете самостоятельно указать то значение, которое будет подставлено в документ 1С если не был найден реквизит шаблона EasyDocs.

image.png

Перед тем как покинуть раздел сопоставления шаблонов, сохраните внесенные изменения.

image.png

В том случае, если Вы осуществляете отправку печатной формы по документу, который поступил и был проведен на основании шаблона EasyDocs или шаблона Вашей компании с настроенным сопоставлением – в комментариях будет доступна ссылка для перехода к изначальному документу, созданному со стороны сотрудника.

image.png

Командировки

Настройка работы с командировками в расширении EasyDocs для 1С: ЗУП производится в разделе Настройки / Командировки:

image.png

Выгружать командировки в EasyDocs

Включите этот параметр, если хотите, чтобы Ваши сотрудники могли удобно создавать отчеты о командировках. Выгрузка командировок означает выгрузку в EasyDocs данных о проведенных командировках в 1С: ЗУП, включая информацию о:

Дата начала выгрузок командировок

Установите дату, с которой Вы хотите, чтобы сотрудники составляли отчеты о командировке. Работа с командировками в EasyDocs устроена таким образом, что сотрудник должен закрыть каждую командировку отчетом о командировке. Чтобы у сотрудника не отображались командировки, не закрытые отчетами, установите такую дату, с которой все сотрудники должны будут составлять отчеты о командировках.

Последняя выгрузка

Если Вы впервые активируете выгрузку командировок, то нажмите кнопку "Выгрузить" и командировки выгрузятся в EasyDocs с даты, указанной в настройках. В дальнейшем, командировки будут выгружаться автоматически при изменении любого документа "Командировка".

В этом поле Вы всегда будете видеть актуальную дату последней выгрузки.

Вы также можете нажать кнопку "Выгрузить", чтобы в любой момент произвести принудительную выгрузку данных о командировках.