Локальные нормативные акты

Раздел рассказывает как начать автоматическую отправку ЛНА сотрудникам при их приеме, переводе и друг кадровых действий.


Список ЛНА

Генеральным директорам (индивидуальным предпринимателям), а также должностным лицам, которым были назначены права доступа на работу с разделом «ЛНА», доступен дополнительный пункт в левом меню личного кабинета EasyDocs.

Главная страница раздела «ЛНА» будет отображать список документов, которые уже были отправлены на ознакомление сотрудникам компании. Каждый документ списка содержит следующую информацию:

Поле отбора позволит отсортировать документы списка по параметрам:

Скачать файл отчета по всем ЛНА вы можете в правом верхнем углу. Отчет будет содержать данные по всем сотрудникам, которым были направлены ЛНА.

Создание документа

Для перехода на форму создания ЛНА нажмите "Создать документ".

Выберите и прикрепите подписанный документ в формате pdf, который не будет превышать допустимый размер – 5 Мб.

Скачивание документа

Установите возможность скачивания ЛНА со стороны сотрудников:

Сфера действия

При помощи выпадающего списка выберите сферу действия, на которую будет распространяться отправка загружаемого документа:

При выборе сферы действия По подразделению / По должности / По сотруднику / По позиции штатного расписания / По графику работы - вы можете добавить любое количество полей, нажав "+".

Подразделение / Должность / Сотрудник / Позиция штатного расписнаия / График работы могут быть добавлены в список единожды.

Напоминания

Установите периодичность напоминаний, которые будут направляться сотрудникам в виде комментария внутри листа ознакомления, а также письмом от EasyDocs.

Дата начала действия ЛНА

"Дата начала действия" является обязательной для заполнения и автоматически определяется текущей датой, которую при необходимости Вы можете изменить.

Дата окончания действия ЛНА

"Дата окончания действия" не является обязательной для заполнения.

Вы сможете указать дату окончания в любой момент в параметрах документа.

Завершение создания ЛНА

При нажатии кнопки "Создать" отороется форма подтверждения создания ЛНА и отправки листов ознакомления сотрудникам. На форме автоматически отобразится список всех сотрудников, попадающих под сферу действия ЛНА.

При необходимости вы можете отключить отправку листа ознакомления конкретным сотрудникам - для этого достаточно сдвинуть ползунок влево.

Чтобы завершить создание ЛНА и направить листы ознакомления сотрудникам, нажмите кнопку "Отправить"

Обратите внимание: лист ознакомления будет отправлен только тем пользователям, которые одновременно являются действующими сотрудниками организации и имеют активную лицензию.

Ознакомление сотрудников

Вкладка "Ознакомление сотрудников" дополняется автоматически (если сотрудники попадают в сферу действия ЛНА) при приеме новых сотрудников, внутренних переводах и содержит следующую информацию:

При помощи меню действий вы можете:

Поле отбора позволит сформировать список ознакомлений по следующим параметрам:

В том случае, если сотрудник ознакомился с направленным ему документом, статус записи изменится на "Ознакомлен".

Нажав на иконку Excel вы можете скачать отчет по статусам ознакомления сотрудников.

Параметры документа

Раздел «Параметры документа» позволит:

Статус ЛНА, который завершил свое действие изменится на «Не действует».

Скачивание реестра ознакомлений

На главной странице раздела ЛНА выберите нужный документ и нажмите кнопку «Скачать».

Скачанный pdf содержит ЛНА, направленный в сторону сотрудников. На последней странице документа будет отображен реестр ознакомлений, который включает в себя:

Нажав на скрепку (вложенные к документу файлы), вы можете:

Реестр ознакомлений также содержит наименование документа, ID документа в EasyDocs, наименование организации. Наводя камеру телефона на qr – код (в правом верхнем углу листа) вы перейдете в созданный ЛНА внутри личного кабинета EasyDocs.

ЛНА по сотрудникам

На вкладке «ЛНА по сотрудникам» отображаются данные по сотрудникам ЮЛ, в сторону которых были направлены листы ознакомления:

Поле отбора позволит сформировать список ознакомлений по следующим параметрам:

Справа от поля "Подразделение" нажмите на иконку иерархии, чтобы просмотреть структуру подразделений, найти нужное подразделение по названию и выбрать его.

Нажав на любого сотрудника списка, откроется раздел с перечнем всех ЛНА, по которым были направлены листы ознакомления.

Поле отбора позволит дополнительно отсортировать сформировать список:

При помощи столбца «Скачать» вы сможете загрузить и ознакомиться с подписанным со стороны сотрудника листом ознакомления.

Вы также можете скачать полный отчет по статусам ознакомления сотрудника с ЛНА.

ЛНА по кандидатам

На вкладке «ЛНА по кандидатам» отображаются данные по кандидатам компании, которые находятся в статусе «Передан в кадры»:

Поле отбора позволит сформировать список ознакомлений по следующим данным:

Справа от поля "Подразделение" нажмите на иконку иерархии, чтобы просмотреть структуру подразделений, найти нужное подразделение по названию и выбрать его.

Нажав на любого кандидата списка, откроется раздел с перечнем всех ЛНА, по которым были направлены листы ознакомления.

Поле отбора позволит дополнительно отсортировать сформировать список по:

При помощи столбца «Скачать» вы сможете загрузить и ознакомиться с подписанным со стороны сотрудника листом ознакомления.

Вы также можете скачать полный отчет по статусам ознакомления сотрудника с ЛНА.

Удаление ЛНА

Удаление локального нормативного акта производится следующим образом:

  1. В разделе "ЛНА" на вкладке "Список ЛНА" выберите подлежащий удалению документ

image.png

  1. В открывшейся карточке документа перейдите на вкладку "Параметры документа" и нажмите кнопку "Удалить"

image.png

  1. Подтвердите операцию.

Обратите внимание: вместе с ЛНА будут недоступны связанные листы ознакомления

image.png