Локальные нормативные акты

Раздел рассказывает как начать автоматическую отправку ЛНА сотрудникам при их приеме, переводе и друг кадровых действий.


Список ЛНА

Генеральным директорам (индивидуальным предпринимателям), а также должностным лицам, которым были назначены права доступа на работу с разделом «ЛНА», доступен дополнительный пункт в левом меню личного кабинета EasyDocs.

Главная страница раздела «ЛНА» будет отображать список документов, которые уже были отправлены на ознакомление сотрудникам компании. Каждый документ списка содержит следующую информацию:

Поле отбора позволит отсортировать документы списка по параметрам:

Скачать файл отчета по всем ЛНА вы можете в правом верхнем углу. Отчет будет содержать данные по всем сотрудникам, которым были направлены ЛНА.

Создание документа

Для перехода на форму создания ЛНА нажмите "Создать документ".

Выберите и прикрепите подписанный документ в формате pdf, который не будет превышать допустимый размер – 5 Мб.

Скачивание документа

Установите возможность скачивания ЛНА со стороны сотрудников:

Сфера действия

При помощи выпадающего списка выберите сферу действия, на которую будет распространяться отправка загружаемого документа:

При выборе сферы действия По подразделению / По должности / По сотруднику / По позиции штатного расписания / По графику работы - вы можете добавить любое количество полей, нажав "+".

Подразделение / Должность / Сотрудник / Позиция штатного расписнаия / График работы могут быть добавлены в список единожды.

Напоминания

Установите периодичность напоминаний, которые будут направляться сотрудникам в виде комментария внутри листа ознакомления, а также письмом от EasyDocs.

Дата начала действия ЛНА

"Дата начала действия" является обязательной для заполнения и автоматически определяется текущей датой, которую при необходимости Вы можете изменить.

Дата окончания действия ЛНА

"Дата окончания действия" не является обязательной для заполнения.

Вы сможете указать дату окончания в любой момент в параметрах документа.

Завершение создания ЛНА

При нажатии кнопки "Создать" отороется форма подтверждения создания ЛНА и отправки листов ознакомления сотрудникам. На форме автоматически отобразится список всех сотрудников, попадающих под сферу действия ЛНА.

При необходимости вы можете отключить отправку листа ознакомления конкретным сотрудникам - для этого достаточно сдвинуть ползунок влево.

Чтобы завершить создание ЛНА и направить листы ознакомления сотрудникам, нажмите кнопку "Отправить"

Обратите внимание: лист ознакомления будет отправлен только тем пользователям, которые одновременно являются действующими сотрудниками организации и имеют активную лицензию.

Ознакомление сотрудников

Вкладка "Ознакомление сотрудников" дополняется автоматически (если сотрудники попадают в сферу действия ЛНА) при приеме новых сотрудников, внутренних переводах и содержит следующую информацию:

При помощи меню действий вы можете:

Поле отбора позволит сформировать список ознакомлений по следующим параметрам:

В том случае, если сотрудник ознакомился с направленным ему документом, статус записи изменится на "Ознакомлен".

Нажав на иконку Excel вы можете скачать отчет по статусам ознакомления сотрудников.

Параметры документа

Раздел «Параметры документа» позволит просмотреть документ, который был направлен на ознакомление сотрудникам списка. При необходимости Вы можете внести изменения в выбранного ранее ответственного, а также установить напоминание, которое будет направляться сотрудникам в виде комментария «Ежедневно в 10:00» или «Два раза в день в 10:00 и 16:00». Поле «Дата окончания действия» позволит прекратить отправку сотрудникам действующего ЛНА.

Параметры документа

Статус ЛНА, который завершил свое действие изменится на «Не действует».

Скачивание реестра ознакомлений

На главной странице раздела ЛНА выберите нужный документ и нажмите кнопку «Скачать».

Скачанный pdf содержит ЛНА, направленный в сторону сотрудников. На последней странице документа будет отображен реестр ознакомлений, который включает в себя:

Нажав на скрепку (вложенные к документу файлы), вы можете:

Реестр ознакомлений также содержит наименование документа, ID документа в EasyDocs, наименование организации. Наводя камеру телефона на qr – код (в правом верхнем углу листа) вы перейдете в созданный ЛНА внутри личного кабинета EasyDocs.

ЛНА по сотрудникам

На вкладке «ЛНА по сотрудникам» отображаются данные по сотрудникам ЮЛ, в сторону которых были направлены листы ознакомления:

Поле отбора позволит сформировать список ознакомлений по следующим параметрам:

Нажав на любого сотрудника списка, откроется раздел с перечнем всех ЛНА, по которым были направлены листы ознакомления.

Поле отбора позволит дополнительно отсортировать сформировать список:

При помощи столбца «Скачать» вы сможете загрузить и ознакомиться с подписанным со стороны сотрудника листом ознакомления.

Вы также можете скачать полный отчет по статусам ознакомления сотрудника с ЛНА.

ЛНА по кандидатам

На вкладке «ЛНА по кандидатам»отображаются данные по кандидатам ЮЛ, которые находятся в статусе «Передан в кадры»:

Поле отбора позволит сформировать список ознакомлений по следующим данным:

Нажав на любого кандидата списка, откроется раздел с перечнем всех ЛНА, по которым были направлены листы ознакомления.

Поле отбора позволит дополнительно отсортировать сформировать список по:

При помощи столбца «Скачать» вы сможете загрузить и ознакомиться с подписанным со стороны сотрудника листом ознакомления.

Вы также можете скачать полный отчет по статусам ознакомления сотрудника с ЛНА.

Удаление ЛНА

Удаление локального нормативного акта производится следующим образом:

  1. В разделе "ЛНА" на вкладке "Список ЛНА" выберите подлежащий удалению документ

image.png

  1. В открывшейся карточке документа перейдите на вкладку "Параметры документа" и нажмите кнопку "Удалить"

image.png

  1. Подтвердите операцию.

Обратите внимание: вместе с ЛНА будут недоступны связанные листы ознакомления

image.png