Лицензии

Раздел описывает работу с лицензиями EasyDocs и выставление счетов.


Список лицензий

В этой главе описываются работа со вкладкой "Список лицензий" в разделе "Лицензии"

Список лицензий

Просмотр списка лицензий

Раздел «Лицензии» предназначен для управления лицензиями, их статусами, сроками действия, а также для выставления и оплаты счетов.

image.png

В разделе «Лицензии» / «Список лицензий» отображаются все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые входят в группу компании (ГК). По умолчанию отображаются активные лицензии. При необходимости можно применить другие фильтры для удобства поиска:

  • Название компании
  • Статус (активна, срок не наступил, срок истек)

image.png

Нажав на любую лицензию, вы перейдете в режим просмотра лицензии, включая количество приобретенных и используемых лицензий по каждому тарифному плану:

  • Слева – лицензии, доступные по каждому тарифному плану.
  • Справа – детальная информация об использовании лицензии (открывается при нажатии на соответствующий тариф).

image.png


Список лицензий

Личный кабинет

Лицензия по тарифу «Личный кабинет» предоставляет пользователям возможность использования личного кабинета EasyDocs с использованием выбранного типа подписи.

Управление лицензиями

При просмотре лицензии вы видите, сколько всего лицензий на личный кабинет вам доступно и сколько лицензий используется. Лицензия может быть передана другому пользователю, например, в случае увольнения сотрудника (количество передач лицензий не ограничено). image.png

Нажимая на лицензию, вы сможете просмотреть информацию по типам пользователей, которые ее использую, настроить типы электронных подписей, способы доставки кодов подтверждения для УНЭП EasyDocs и др. image.png

Управление лицензиями на личный кабинет производится в разделе «Пользователи». Инструкции по работе с разделом «Пользователи» доступны по ссылке, инструкции по отправке приглашений внутри расширения EasyDocs по ссылке.

Тарифные планы

Функционал личного кабинете пользователя определяется тарифным планом. Вы можете изучить:

Список лицензий

Подписант

Лицензия по тарифу «Подписант» предоставляет пользователю возможность участия в документообороте и подписания документов от имени организации с использованием квалифицированной электронной подписи на основании машиночитаемой доверенности.

Справа от тарифа «Подписант» отображается список добавленных Подписантов и их статус:

К каждому Подписанту будет доступно меню «Действия», где вы можете:

Список действий будет меняться в зависимости от статуса Подписанта.

Список лицензий

Кадровик

Лицензия по тарифу «Кадровик» предоставляет пользователю доступ к использованию расширения для 1С: ЗУП и совместимых конфигураций, в т.ч. к выгрузке документов из 1С: ЗУП в EasyDocs и получению документов из EasyDocs в расширение для 1С: ЗУП или совместимых конфигураций 1С.

image.png

При нажатии на выпадающий список вы можете изменить владельца лицензии по тарифу «Кадровик».

image.png

Список лицензий

Бухгалтер

Лицензия по тарифу «Бухгалтер» предоставляет пользователю доступ к использованию расширения для 1С: Бухгалтерия и совместимых конфигураций, в т.ч. к выгрузке документов из 1С: Бухгалтерии в EasyDocs и получению документов из EasyDocs в расширение для 1С: Бухгалтерии.

image.png

При нажатии на выпадающий список вы можете изменить владельца лицензии по тарифу «Бухгалтер».

image.png

Инструкции по работе с расширением для 1С: Бухгалтерия доступны по ссылке.
Список лицензий

Перенос лицензий

В разделе "Лицензии" / "Список лицензий" для главной компании группы доступна кнопка "Перенести лицензию".

image.png

Форма переноса лицензий содержит следующие сведения:

image.png

С помощью кнопок "-" и "+" вы можете изъять лицензии у одной компании и передать их другой.
Обратите внимание: передача лицензий возможна только между компаниями, сроки действия лицензий которых совпадают.

image.png

Для завершения процесса переноса лицензий нажмите "Завершить перенос" внизу формы.

image.png

СМС

В данном разделе представлена статистика по изменениям лицензий тарифа «СМС-информирование»:

image.png

Нажав в правом верхнем углу на иконку Excel, удастся скачать отчет и просмотреть более подробную информацию по используемым лицензиям.

image.png

Кандидаты

В данном разделе представлена статистика по изменениям лицензий тарифа «Кандидат»:

image.png

Для просмотра записей за конкретный период воспользуйтесь поиском и настройкой фильтров.

image.png

Нажав в правом верхнем углу на иконку Excel, удастся скачать отчет и просмотреть более подробную информацию по используемым лицензиям.

image.png

Счета

В этой главе описывается работа со счетами на лицензии EasyDocs

Счета

Список счетов

В разделе «Лицензии» / «Счета» доступен список всех выставленных счетов для ЮЛ.

image.png

По умолчанию отображаются счета, по которым ожидается оплата, но вы можете применить другие фильтры для удобства:

  • Название компании
  • Номер счета
  • Статус (ожидает оплату, оплачен, отменен, аванс)

image.png

Чтобы скачать выставленный счет необходимо открыть меню «Действия» и выбрать пункт «Скачать счет».

image.png


Счета

Новая лицензия

Если у ЮЛ / ИП еще нет активной лицензии, то вам необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейдите в раздел «Лицензии»
  2. Откройте вкладку «Счета» и нажмите кнопку «Выставить счет».

image.png

  1. Выберите ЮЛ / ИП, установите действие «Новая лицензия», тарифный план (Проф, Старт), а также дату начала срока действия лицензии.
  2. После заполнения обязательных полей формы нажмите «Далее».

image.png

  1. Нажмите на лицензию по тарифу «Личный кабинет» для дополнительной настройки

image.png

В открывшейся форме вам будет предложено настроить следующие пункты:

  1. Доступные типы электронной подписи

Выберите, какими видами электронных подписей (например, УНЭП, УКЭП) смогут пользоваться пользователи ЮЛ / ИП в рамках лицензии для подписания документов.

  1. Способы доставки кодов подтверждения для УНЭП EasyDocs

Укажите, каким образом ваши пользователи будут получать одноразовые коды для подтверждения подписания УНЭП EasyDocs. Это может быть:

  1. Способы доставки уведомлений:

Определите, куда будут отправляться уведомления от EasyDocs (о новых документах, истекающих сроках подписания и т.д.). Доступны варианты:

  1. Двухфакторная аутентификация (2FA) при входе

Включите или отключите обязательную двухэтапную проверку для входа в сервис. При включении 2FA, помимо логина и пароля, пользователю потребуется ввести одноразовый код (доставленный по e-mail, СМС, уведомлению в телеграм-бот (мессенджер) или приложению аутентификатор).

В тарифе «Старт» двухфакторная аутентификация (2FA) при входе недоступна.

image.png

  1. После заполнения формы нажмите на крестик в правом верхнем углу.

image.png

  1. Укажите необходимое количество лицензий с помощью кнопки «+» или поля ввода. Справа от лицензий доступен предпросмотр данных, которые будут указаны в счете.

Примечание: Тариф указывается на основании дополнительных соглашений между EasyDocs и выбранным ЮЛ / ИП или по общему количеству приобретенных лицензий внутри ГК (если дополнительное соглашение не было подписано).

  1. Завершите формирование счета, нажав кнопку «Выставить счет».

image.png

Важно: стоимость одной лицензии рассчитается на основании тарифного плана. Используются общие тарифные планы (опубликованы по ссылке) или индивидуальные. Если у компании нет собственного тарифного плана, но он есть у главной компании группы, тот этот тариф автоматически применяется ко всем компаниям группы.

Сформированный счет будет доступен для скачивания в разделе «Лицензии» / «Счета».

image.png

После оплаты счета лицензия будет обновлена с учетом выбранного кол-ва лицензий и установленных вами настроек.

Счета

Выставление счета на расширение лицензии

Выставить счет на расширение лицензии возможно двумя способами:

1. Выставление счета на форме просмотра лицензии

image.png

Важно: минимальная сумма счета на расширение лицензии - 100 руб.

image.png

image.png

Важно: стоимость одной лицензии рассчитается на основании тарифного плана. Используются общие тарифные планы (опубликованы по ссылке) или индивидуальные. Если у компании нет собственного тарифного плана, но он есть у главной компании группы, тот этот тариф автоматически применяется ко всем компаниям группы.

2.  Выставление счета в разделе «Лицензии» / «Счета»

image.png

image.png

image.png

Важно: стоимость одной лицензии рассчитается на основании тарифного плана. Используются общие тарифные планы (опубликованы по ссылке) или индивидуальные. Если у компании нет собственного тарифного плана, но он есть у главной компании группы, тот этот тариф автоматически применяется ко всем компаниям группы.

Счета

Продление лицензии

Если в разделе «Лицензии» лицензия ЮЛ / ИП выделена красным цветом, то это говорит о том, что до конца срока ее действия осталось менее 30 дней. 

image.png

За 30 дней, 3 дня и в день окончания срока действия лицензии должностным лицам с правами доступа "Права доступа", "Лицензии" поступит письмо - уведомление о необходимости выставления счета.

image.png

Для выставления счета на продление лицензии выполните следующие шаги:

image.png

image.png

image.png

В открывшейся форме вам будет предложено настроить следующие пункты:

1. Доступные типы электронной подписи

Выберите, какими видами электронных подписей (например, УНЭП, УКЭП) смогут пользоваться пользователи ЮЛ / ИП в рамках лицензии для подписания документов.

2. Способы доставки кодов подтверждения для УНЭП EasyDocs

Укажите, каким образом ваши пользователи будут получать одноразовые коды для подтверждения подписания УНЭП EasyDocs. Это может быть:

3. Способы доставки уведомлений: 

Определите, куда будут отправляться уведомления от EasyDocs (о новых документах, истекающих сроках подписания и т.д.). Доступны варианты:

4. Двухфакторная аутентификация (2FA) при входе

Включите или отключите обязательную двухэтапную проверку для входа в сервис. При включении 2FA, помимо логина и пароля, пользователю потребуется ввести одноразовый код (доставленный по email, СМС, уведомлению в телеграм-бот (мессенджер) или приложению аутентификатор).

image.png

В тарифе «Старт» двухфакторная аутентификация (2FA) при входе недоступна.

После заполнения формы нажмите на крестик в правом верхнем углу.

image.png

Примечание: Тариф указывается на основании дополнительных соглашений между EasyDocs и выбранным ЮЛ / ИП или по общему количеству приобретенных лицензий внутри ГК (если дополнительное соглашение не было подписано).

image.png

Важно: стоимость одной лицензии рассчитается на основании тарифного плана. Используются общие тарифные планы (опубликованы по ссылке) или индивидуальные. Если у компании нет собственного тарифного плана, но он есть у главной компании группы, тот этот тариф автоматически применяется ко всем компаниям группы.

Сформированный счет будет доступен для скачивания в разделе «Лицензии» / «Счета».

image.png

После оплаты счета лицензия будет обновлена с учетом выбранного кол-ва лицензий и установленных вами настроек.

До наступления срока действия лицензии, вы можете:

  1. Перейти в раздел "Лицензии"
  2. Отсортировать лицензии по статусу "Срок не наступил"
  3.  Открыть лицензию, добавить подписантов, кадровиков и бухгалтеров, в том количестве, которое было вами оплачено.

image.png

Счета

Выставление счета на дополнительный пакет СМС

В случае отсутствия оплаченных СМС в рамках текущей лицензии (пакет не приобретался или исчерпан) предусмотрена возможность приобретения дополнительных СМС. Для выставления счета необходимо в разделе "Лицензии" открыть вкладку "СМС", "Кандидаты" или "Счета", нажать "Выставить счет"

image.png

После выбора действия "Дополнительный пакет СМС" вам станет доступно поле "Размер пакета на 1 пользователя на 12 месяцев". Автоматически будет установлен пакет на 50 СМС, однако вы можете изменить это число на нужное вам.

image.png

Важно: минимальная сумма счета на дополнительные пакеты СМС - 100 руб.

image.png

В правой части экрана отобразится предпросмотр счета. В нем будут указаны:

image.png

Важно: стоимость одной СМС рассчитается на основании тарифного плана. Используются общие тарифные планы (опубликованы по ссылке) или индивидуальные. Если у компании нет собственного тарифного плана, но он есть у главной компании группы, тот этот тариф автоматически применяется ко всем компаниям группы.

Для завершения выставления счета нажмите "Далее"

image.png