Документы

Организация может создать документ одним из нескольких способов:


Любому документу в EasyDocs присваивается один из трех типов:

  1. Кадровые документы – все основные виды документов, которые соответствуют приказу Минтруда №578Н
  2. Финансовые документы – акты, счета на оплату, авансовые отчеты и т. д.
  3. Прочие документы – электронные документы, которые не могут быть отнесены к кадровым или финансовым

Тип документа присваивается автоматически или вручную пользователем в зависимости от сценария создания документа.

Структура документа

Пользователи могут загружать файлы в EasyDocs в разных форматах, но все файлы конвертируют в формат PDF/A.

Документ, скачиваемый из EasyDocs представляется из себя PDF-контейнер, состоящей из:

  1. Обложки, которая отображает документ со штампами электронных подписей
  2. Вложений

Вложения включают следующие составные части:

  1. Оригинал подписанного документа с названием Document.pdf. Именно этот файл подписан электронной подписью. Этот файл нужно использовать для проверки подписи.
  2. Файлы электронных подписей сторон
  3. Различные приложения
  4. Машиночитаемая доверенность (МЧД)
  5. Файл электронной подписи, которой подписана МЧД
  6. Файл wredc_data.xml с описанием кадрового документа в соответствии с Приказом Минтруда №578н от 20.09.22

image.png

Создание документов

В данной главе расскажем как создавать документы из личного кабинета EasyDocs в разделе Документы - по нажатию кнопки Создать документ

Создание документов

Шаблоны сотрудников

На вкладке «Шаблоны сотрудников» введите ФИО сотрудника, которому необходимо создать новый документ.

image.png

Откройте выпадающий список поля «Шаблоны» (список шаблонов будет содержать только те, к которым вы настроили доступ в разделе «Шаблоны»).

image.png

Созданный документ будет доступен должностному лицу в папке «Исходящие».

image.png

В роли физического лица документ будет отображаться в папке «Входящие».

image.png

После подписания документ будет направлен по настроенным маршрутам согласования.

Создание документов

Шаблоны исполнителей

На вкладке «Шаблоны исполнителей» выберите тип занятости, который был установлен в разделе «Пользователи».

image.png

Введите ФИО пользователя, которому необходимо создать новый документ.

image.png

Выберите пользователя и откройте выпадающий список поля «Шаблоны» (список шаблонов будет содержать только те, к которым вы настроили доступ в разделе «Шаблоны»).

image.png

Созданный документ будет доступен должностному лицу в папке «Исходящие».

image.png

В роли физического лица документ будет отображаться в папке «Входящие».

image.png

После подписания документ будет направлен по настроенным маршрутам согласования.

Создание документов

Шаблоны контрагентов

На вкладке «Шаблоны контрагентов» вы можете отправить любому контрагенту (ЮЛ / ИП) документ, созданный по финансовым шаблонам EasyDocs или служебному шаблону вашей компании.

image.png

Заполните поля «Получатель», «Отправитель» и выберите один из доступных шаблонов списка.

image.png

Созданный документ будет доступен в папке «Исходящие» у должностного и в папке «Входящие» у контрагента, который был выбран.

Создание документов

Из файла

Для отправки документа «Из файла» выполните следующие действия:

  1. В поле «Маршрут подписания» выберите подходящий маршрут для направления документа получателю (контрагенту):

image.png

  1. Укажите одного или нескольких получателей (контрагентов), если был выбран маршрут «Двусторонний входящий с подписантом», «Двусторонний исходящий с подписантом» или «Односторонний входящий с ознакомлением».

image.png

  1. Выберите файл для загрузки
  2. Укажите наименование документа
  3. После заполнения всех обязательных полей нажмите «Загрузить документ»

image.png

Под наименованием сформированного документа будут перечислены получатели.
В комментариях отображена информация о действиях с документом со стороны участников документооборота.

image.png

Правило размещения штампов подписания:

image.png

К документам, сформированным по маршруту «... исходящий» подписанту доступны следующие действия:

image.png

К документам, сформированным по маршруту «... входящий» будет доступна кнопка «Редактировать», с помощью которой возможно изменить наименование документа или сам документ.

image.png

Создание документов

Удаление и отзыв созданных документов

Все созданные вами документы отображаются в папке «Входящие» до момента их подписания (отправки ЮЛ/ ИП) и всегда доступны для удаления через кнопку «Редактировать».

image.png

Отзыв документа, который уже был подписан доступен в папке «Исходящие».

image.png

После отзыва документ будет сохранен в вашем архиве и станет недоступным для ЮЛ / ИП.

Создание документов

Аннулирование документов

Аннулирование предназначено для признания недействительными ранее принятых документов, инициируется из папки "Архив" и подписывается с обеих сторон документооборота.

  1. Перейдите в папку "Архив" и откройте документ, который необходимо аннулировать.

  1. Заполните причину, по которой требуется аннулирование документа и нажмите "Аннулировать"

Соглашение об аннулировани появится во "Входящие" той роли, в которой вы находитесь.

  1. Подпишите соглашение об аннулировании для его дальнейшей отправки в сторону пользователя

Подписать соглашение об аннулировании могут:

Важно: Если соглашение об аннулировании создано в роли должностного лица без права подписи, подписант может подписать его через Делегирование. Либо вы можете создать соглашение об аннулировании напрямую в роли подписанта (при условии, что подписант ранее участвовал в документообороте).

После подписания второй стороной, документ "Соглашение об аннулировании" перенесется в папку "Архив". Цвет штампа аннулируемого документа изменится на красный.

В комментариях к документу доступна ссылка для перехода к документу, на основании которого создано соглашение об аннулировании

Если соглашение об аннулировании было отклонено со стороны пользователя или подписанта, вы можете перейти в аннулируемый документ (по ссылке из комментариев или из папки «Архив») и создать соглашение об аннулировании повторно.

Все документы

В разделе «Документы» для должностных лиц компании доступна вкладка «Все документы», которая позволяет просматривать документы, информацию по папкам и ролям, где хранятся документы.

На вкладке «Все документы» доступны следующие данные:

Должностному лицу доступен просмотр документов по его основной роли и делегированным ролям.

Если у должностного лица есть права доступа «Все документы», то на вкладке «Все документы» будут отображаться документы из всех ролей ЮЛ / ИП (генеральные директора, индивидуальные предприниматели по умолчанию владеют правами на просмотр документов во всех ролях ЮЛ / ИП).

При нажатии на документ списка будет осуществлен переход на страницу просмотра документа.

Поиск «Все документы»
В правом верхнем углу вы можете выполнить отбор записей вкладки по следующим параметрам:

После заполнения данных выполните «Поиск» документов по заданным параметрам.

Массовые действия с документами

Для документов в папках «Входящие» и «Все документы» в столбце «Действие» могут быть доступны следующие действия с документами:

Если вам требуется выполнить одно из этих действий, то можно выполнить действие сразу с несколькими документами одновременно.

Для выполнения массовых действий необходимо:

Если вам назначены права доступа «Все документы», но документ находится в роли, которая вам не делегирована, вы не сможете выбрать его для массового действия.