Создание документов
В данной главе расскажем как создавать документы из личного кабинета EasyDocs в разделе Документы - по нажатию кнопки Создать документ
- Шаблоны сотрудников
- Шаблоны исполнителей
- Шаблоны контрагентов
- Из файла
- Удаление и отзыв созданных документов
- Аннулирование документов
Шаблоны сотрудников
На вкладке «Шаблоны сотрудников» введите ФИО сотрудника, которому необходимо создать новый документ.
Откройте выпадающий список поля «Шаблоны» (список шаблонов будет содержать только те, к которым вы настроили доступ в разделе «Шаблоны»).
Созданный документ будет доступен должностному лицу в папке «Исходящие».
В роли физического лица документ будет отображаться в папке «Входящие».
После подписания документ будет направлен по настроенным маршрутам согласования.
Шаблоны исполнителей
Шаблоны контрагентов
Из файла
Для отправки документа «Из файла» выполните следующие действия:
1. В поле «Маршрут подписания» выберите подходящий маршрут для направления документа получателю (контрагенту):
- Внутренний граф с выбором подписанта – Вы создаете, подписант подписывает и документ уходит в архив
- Двусторонний входящий с подписантом – сначала подписывает контрагент, затем выбранный подписант
- Двусторонний исходящий с подписантом – сначала подписывает выбранный , затем контрагент
- Односторонний входящий с ознакомлением – вы отправляете, контрагент подписывает, вы ознакамливаетесь
- Односторонний исходящий с подписантом – вы подписываете, контрагент ознакамливается
3. Выберите файл для загрузки
4. Укажите наименование документа
5. После заполнения всех обязательных полей нажмите «Загрузить документ»
Под наименованием сформированного документа будут перечислены получатели.
В комментариях отображена информация о действиях с документом со стороны участников документооборота.
Правило размещения штампов подписания:
- Для 6 и менее получателей - в скачанном документе штампы размещаются на последней странице
- Для более чем 6 получателей - в скачанном документе автоматически добавляется новая страница, на которую переносятся штампы подписания
К документам, сформированным по маршруту «... исходящий» подписанту доступны следующие действия:
- «Отклонить»
- «Подписать»
Удаление и отзыв созданных документов
Все созданные вами документы отображаются в папке «Входящие» до момента их подписания (отправки ЮЛ/ ИП) и всегда доступны для удаления через кнопку «Редактировать».
Отзыв документа, который уже был подписан доступен в папке «Исходящие».
После отзыва документ будет сохранен в вашем архиве и станет недоступным для ЮЛ / ИП.
Аннулирование документов
Аннулирование предназначено для признания недействительными ранее принятых документов, инициируется из папки "Архив" и подписывается с обеих сторон документооборота.
- Перейдите в папку "Архив" и откройте документ, который необходимо аннулировать.
--
- Заполните причину, по которой требуется аннулирование документа и нажмите "Аннулировать"
--
Соглашение об аннулировани появится во "Входящие" той роли, в которой вы находитесь.
- Подпишите соглашение об аннулировании для его дальнейшей отправки в сторону пользователя
Подписать соглашение об аннулировании могут:
- ГД / ИП
- Дополнительные подписанты
Важно: Если соглашение об аннулировании создано в роли должностного лица без права подписи, подписант может подписать его через Делегирование. Либо вы можете создать соглашение об аннулировании напрямую в роли подписанта (при условии, что подписант ранее участвовал в документообороте).
--
После подписания второй стороной, документ "Соглашение об аннулировании" перенесется в папку "Архив". Цвет штампа аннулируемого документа изменится на красный.
--
В комментариях к документу доступна ссылка для перехода к документу, на основании которого создано соглашение об аннулировании
--
Если соглашение об аннулировании было отклонено со стороны пользователя, вы можете перейти в аннулируемый документ (по ссылке из комментариев или из папки «Архив») и создать соглашение об аннулировании повторно.
--